Frågor och svar om Ragn-Sells rapporteringskanal
Ragn-Sells rapporteringskanal är en omfattande och konfidentiell visselblåsarlösning som hjälper alla i företaget och externa intressenter att arbeta tillsammans för att hantera misstänkta eller konstaterade missförhållanden och överträdelser mot Ragn-Sells uppförandekod, verksamhetsregler samt lagar och bestämmelser.
Det är ett verktyg som hjälper Ragn-Sells bedriva sin verksamhet i enlighet med etiska principer, lagar och förordningar. Rapporteringsverktyget förvaltas av Ernst & Young AB (EY).
När du skickar in en anmälan tas den emot av Ernst & Young (EY). EY registrerar din anmälan i ett ärendehanteringssystem. De skickar en inledande rapport till Ragn-Sells avdelning för efterlevnad, Group Compliance, och vår koncernchef som gör en första bedömning för att avgöra om din anmälan är tillförlitlig och omfattar bristande lag – eller regelefterlevnad. De gör även en första bedömning om en vidare utredning är motiverad. Om din rapport uppfyller dessa kriterier kommer den att utredas vidare. Du kommer att meddelas om resultatet av bedömningen.
Om din anmälan ska utredas vidare kommer Group Compliance eller annan relevant funktion inom företaget att utreda ärendet. Även om omständigheterna kring varje anklagelse kan kräva olika utredningsåtgärder, följer alla utredningar en rättvis process och utförs så snabbt och effektivt som möjligt. När utredningen är klar skickar Group Compliance undersökningsresultaten till berörda parter. Om en överträdelse har konstaterats kommer åtgärder att vidtas för att hålla personer ansvariga och för att förbättra våra processer, rutiner och affärsagerande för att förhindra framtida överträdelser.
Om din anmälan involverar någon i koncernens ledningsgrupp eller någon i koncernfunktionen Group Compliance, kommer ärendet att hänvisas till en lämplig person på koncernens juridiska avdelning för vidare hantering. Där görs även en bedömning om styrelsens ordförande ska underrättas.
Ragn-Sells har nolltolerans mot repressalier mot dem som i god tro rapporterar om missförhållanden och detsamma gäller för medarbetare som uppriktigt och korrekt samarbetar i en utredning.
Den som i god tro anmäler en uppfattad överträdelse har fullt stöd av Ragn-Sells ledning.
Så långt det är möjligt, kommer all information att behandlas helt konfidentiellt. Endast behöriga personer har tillgång till systemet och informationen omfattas av dataskyddslagar och förordningar. Systemet spårar inte telefonsamtal och du kan välja att vara helt anonym. Vid anonyma anmälningar sparas ingen personligt identifierbar information såsom webbläsartyp eller - version, IP-adress eller operativsystem.
Ja. Du kommer att bli ombedd att lämna samma uppgifter som du skulle ha lämnat i en anmälan som görs online. Intervjuaren skriver in dina svar direkt i Ernst & Youngs rapporteringsverktyg vars programvara garanterar en säker miljö. Vid anmälningar som görs via telefon tillämpas samma säkerhets- och sekretessåtgärder som vid anmälningar som görs online.
Rapporterna matas in direkt på en säker server för att förhindra eventuella säkerhetsintrång. De delas endast via lösenordskyddade filer med specifika utredare inom företaget som har fått i uppdrag att utvärdera rapporten utifrån ärendets natur och platsen för incidenten.
Att rapportera misstänkta eller konstaterade överträdelser eller missförhållanden innebär att rapportera om oacceptabla beteenden eller situationer i verksamheten till någon som kan göra något åt det. Oacceptabla situationer innefattar brott mot lagar, regler, allmänt accepterade etiska normer, andra externa skyldigheter samt Ragn-Sellskoncernens uppförandekod och verksamhetsregler.
Exempel på överträdelser och/eller missförhållanden:
• förskingring, stöld eller andra former av brott
• brott mot säkerhetsreglerna
• olämpliga gåvor, bonusar eller betalningar
• mobbning, diskriminering eller trakasserier
• omständigheter som kan utgöra en fara för liv eller hälsa
• olagliga utsläpp
• illojalitet
• brott mot konkurrenslagstiftningen
• olämpligt beteende
Observera att rapporteringskanalen inte är en nödtjänst. Kontakta dina lokala myndigheter om din anmälan gäller en livshotande situation.
Gör en anmälan. Vi föredrar att du rapporterar om en situation som visar sig vara ofarlig, snarare än att låta ett eventuellt oetiskt beteende gå obemärkt förbi på grund av osäkerhet.
Ragn-Sells rapporteringskanal och rutiner för att behandla en anmälan har utformats på ett sådant sätt att berörda parter inte underrättas om en pågående utredning. Rapporter är endast tillgängliga för specifika utredare inom företaget som har utsetts till att utvärdera rapporten, och den berörda individen har aldrig tillgång till rapporten.
Rapportera dessa frågor till din arbetsledare eller chef, HR-chefen, Compliance-chefen eller koncernchefen.
När du gör en icke-anonym anmälan, antingen online eller via rapporteringskanalens kontaktcenter, kan du kontakta EY (Ernst & Young) via telefon. Du kan också skicka in en ny anmälan via det digitala rapporteringsverktyget.
Om du har valt att vara anonym är det möjligt att kommunicera direkt med EY:s visselblåsarcenter via det digitala rapporteringsverktyget eller genom att använda telefonlösningen. EY:s anonyma chatt möjliggör säker och anonym kommunikation mellan dig och EY, med möjlighet att ladda upp dokument. I den anonyma chatten får du information om hur din anmälan kommer att följas upp.
Om du har valt att vara anonym är det möjligt att kommunicera direkt med EY:s visselblåsarcenter via det digitala rapporteringsverktyget eller genom att använda telefonlösningen. EY:s anonyma chatt möjliggör säker och anonym kommunikation mellan dig och EY, med möjlighet att ladda upp dokument. I den anonyma chatten får du information om hur din anmälan kommer att följas upp.
Ja. Om lokala lagar tillåter kan du rapportera ärendet anonymt.
Ragn-Sells tolererar inga repressalier mot en anställd eller affärspartner som i god tro rapporterar om misstänkta eller konstaterade överträdelser eller missförhållanden. Om du tror att du har utsatts för repressalier av något slag är det viktigt att du rapporterar det så att företaget kan undersöka saken.
Den som i god tro anmäler en uppfattad överträdelse har fullt stöd av Ragn-Sells ledning.
När du har skickat in din anmälan, och om du har valt att göra det icke-anonymt, skickar EY (Ermst & Young) en bekräftelse på att din anmälan har tagits emot och att den kommer att behandlas. Om du väljer att lämna ut dina kontaktuppgifter till EY:s visselblåsarcenter kommer din anonymitet gentemot Ragn-Sells att upprätthållas om du begär det. Om du väljer att endast avslöja din identitet för EY kommer de att kontakta dig för uppföljning av din anmälan.
Om du har valt att vara helt anonym är det som tidigare nämnts möjligt att kommunicera direkt med EY:s visselblåsarcenter via det digitala rapporteringsverktyget eller genom att använda telefonlösningen. EY:s anonyma chatt möjliggör säker och anonym kommunikation mellan dig och EY, med möjlighet att ladda upp dokument. I den anonyma chatten får du information om hur din anmälan kommer att följas upp.